ひらまつ病院 委員会用
AIノート
議事録作成ガイド
音声から議事録を自動作成するための
ベストプラクティスと運用ルール
会議前の準備
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静かな環境を選ぶ
ノイズは認識精度の敵です。可能な限り静かな場所を確保しましょう。
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マイクの配置
参加者の声が均等に入る位置にデバイスを設置。広い会議室では集音マイク推奨。
会議の進め方
01
録音の宣言
「これより会議を始めます。AIノートで録音・記録を行います」と明確に宣言します。
02
発言のルール
- 自己紹介: 最初に「[部署名]の[氏名]です」と名乗る。
- 明瞭に: 方言を避け、標準語ではっきりと。
- 被せない: 一人ずつ話すことを意識します。
03
議長の役割
議題の区切りを明確にし、最後に必ず結論を言葉にします。
「この件は〇〇とします」
「次は〇〇さんが××を行います」
「次は〇〇さんが××を行います」
04
ラスト5分の「議事録確認タイム」
会議終了前の5分間で、AIが作成したメモを全員で確認・修正し、決定事項を確定させてから終了します。
その他のコツ
- 専門用語は会議後に修正するか、会話の中で正式名称を補足する。
- 話の合間に一呼吸置き、文章の区切りを明確にする。
会議後の対応
AI作成の議事録は必ず人が目を通し、誤字脱字や重要事項の抜けを最終チェックしてください。
運用のブラッシュアップについて
本運用は記録委員会を通じて、実践しながら随時ブラッシュアップしていきます。
お気づきの点や改善のご提案がございましたら、
医事課 古川 までご連絡ください。